Основные правила деловой переписки или как написать transactional letter

Грамматический справочник 

Мы понимаем, понять, что такое transactional letters довольно сложно, поскольку точного перевода в русском языке не существует. Больше всего, конечно, подошел бы термин «деловая переписка», но в английском языке под transactional letters понимаются не только письма в официальном стиле, но и в полуофициальном и даже неофициальном стилях. Тем не менее речь идет именно о правилах подготовки письменного ответа на какой-нибудь полученный вами письменный или визуальный материал, например, вы получили письмо из какого-нибудь официального органа, и вам нужно ответить на него, или вы прочитали объявление (увидели рекламу), и собираетесь уточнить интересующие вас вопросы. Как это правильно сделать на английском языке, именно этому вы и должны научиться, работая с этим разделом. Кстати, если вы когда-нибудь будете сдавать международные экзамены по английскому языку, то вам обязательно попадется задание написать transactional letter, поэтому вы должны владеть необходимыми оборотами «вежливой деловой переписки».

Прежде чем что-либо сделать, вам следует определить для себя следующее:

  • кому вы пишете письмо
  • причина, почему вы пишете письмо (вы хотите запросить информацию, рассказать о себе, пожаловаться и т.д.)
  • о чем вы будете писать

Когда вы определите цель вашего письма, вы сможете определить, какой стиль вам понадобится: официальный, полуофициальный или неофициальный. Также вы сможете приступить к подбору необходимой для каждого стиля лексики.



Помните, что объем делового письма не должен быть слишком большим. Постарайтесь помнить об этом, чтобы спланировать структуру вашего письма — хорошо спланированный ответ будет намного проще написать, да и эффективность письма с четкой структурой и ясным языком намного выше, чем, если вы будете «растекаться мыслью по древу».

Итак, вы определились с целью и типом вашего письма. Теперь пора подумать о его структуре и лексике. Вам следует составить наброски плана, возможно, даже набросать первые предложения для каждого абзаца. Обычно такие письма состоят из трех частей: вступление, основная часть, заключение. Во вступлении вы должны рассказать о причине написания письма, может быть, поблагодарить за письмо, которое вы получили, вкратце подготовить читателя к тому, что будет дальше. В основной части вы четко излагаете вашу просьбу, интересующие вас вопросы, даете информацию о себе или описываете суть жалобы. В заключительной части вы должны подвести итог вышесказанному, выразить ваши ожидания, предположить идеальный для вас вариант развития событий и, естественно, вежливо попрощаться.

Не забывайте об изначальном письме (или объявлении, рекламе), которое вы получили и на основании которого вы готовите ответ. В нем вы можете почерпнуть большую часть необходимой вам лексики.

Есть некоторые обороты и выражения, которые можно использовать во многих случаях при написании писем.

Обращение

Начало деловой переписки на английском зависит от того, насколько вы знакомы с получателем письма, в каких отношениях вы состоите, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если человек вам не знаком, или вы вообще не знаете, кто прочитает это письмо, начать его можно с таких фраз:

  • To whom it may concern
  • Dear Sir (Madam)

Если вы знаете хотя бы фамилию получателя письма, но не очень знакомы с ним, тогда пишите так:

  • Dear Mr. Bites
  • Dear Mrs. Johns
  • Dear Ms. Stone (если вам точно известно, что получатель письма незамужняя женщина)

Если ваши отношения допускают менее формальный язык, то можете смело писать:

  • Dear collegues
  • Dear Andy
  • Dear Kate

Если вы уже общались с адресатом ранее, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

  • Thank you for contacting me — Спасибо, что связались со мной
  • Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
  • I have received your letter and … — Я получил Ваше письмо и…
  • I thank you for your letter … — Благодарю Вас за Ваше письмо …
  • I am writing regarding your inquiry about …/ our last phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим последним (предыдущим) телефонным разговором…
  • In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
  • I received your address from … and would like to … — Я получил Ваши контакты от … и хотел бы…
  • Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
  • After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы

В случае, если вы пишете письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

  • I am writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
  • I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…

Просьбы

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов в сослагательном наклонении. Естественно, вы можете использовать как I, так и We, если вы выступаете от имени «группы товарищей».

  • I would appreciate it if you would … — Я был бы благодарен, если бы Вы…
  • I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
  • I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
  • I would be glad to know … — Я был бы рад узнать…
  • May I hope for…? — Могу я надеяться на…?
  • I kindly ask you to send me… — Прошу не отказать в любезности выслать мне…
  • Is there anything that can be done about this? — Можно ли что-нибудь предпринять по этому поводу?
  • Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
  • Could you possibly tell me/ let me have … — Не могли бы Вы сообщить мне/ предоставить мне…
  • I ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
  • Please take notice that… — Прошу заметить, что…
  • We trust you will… — Мы верим, что вы…
  • Please inform me.. — Прошу Вас сообщить мне о…
  • It would be helpful if you could send me …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать мне…
  • In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
  • Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
  • Please take all necessary measures for… — Прошу принять все необходимые меры для…
  • I should be obliged if you could… — Я бы был Вам признателен, если бы Вы…
  • Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
  • We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
  • Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
  • We request to pay… — Мы просим оплатить…
  • Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
  • Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
  • Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
  • I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
  • I will appreciate your informing me of your decision concerning… — Я был бы благодарен, если бы Вы смогли проинформировать меня о Вашем решении по поводу…
  • I would kindly request to provide me with… — Я прошу Вас предоставить мне…

Сообщения

Иногда вам потребуется что-нибудь сообщить получателю. Вы можете сделать это, используя следующие фразы.

  • I am pleased to inform you… – Рад сообщить Вам…
  • May I remind you that… – Разрешите напомнить Вам, что …
  • I have to inform you… – Вынужден сообщить вам…
  • Be advised please that… – Примите, пожалуйста к сведению, что …
  • Let me inform you that… – Позвольте сообщить Вам, что…
  • This is to inform you that… – Настоящим сообщаю, что…
  • Please take note of the… – Обратите, пожалуйста, внимание, что…
  • As you know… – Как вам известно…

Обещание

Если вы намерены что-либо пообещать, используйте соответствующую лексику.

  • You may be assured that I will make… – Можете быть уверены, что я предприму…
  • Please do not hesitate to get in touch with me if you would like to receive… – Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне, если захотите получить…
  • If you need something else, please let me know. – Если вам нужно еще что-нибудь, пожалуйста, сообщите.
  • I will be glad to answer any questions on the… – Я буду рад ответить на любые вопросы по поводу…

Жалобы

Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать излишне эмоциональных слов.

  • I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
  • I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Хорошие новости нужно выражать, используя сдержанную лексику:

  • I take pleasure of… — Я с удовольствием….
  • I am pleased to send you … — Я рад выслать вам …
  • I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
  • I was pleased to hear that … — Я был очень рад услышать, что …
  • I am pleased to learn from your letter that … — Я рад узнать из Вашего письма, что …
  • I am glad to say that … — Я рад сообщить Вам, что …
  • I appreciate your attitude. — Я ценю Ваше отношение.
  • I am pleased to announce that … — Я рад сообщить, что…
  • I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
  • You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Плохие новости не принято озвучивать сразу в начале письма. Если это возможно, лучше поставить их во втором или третьем абзаце. В этом случае так же лучше не использовать излишне эмоциональные слова.

  • Unfortunately,… – К сожалению…
  • I am sorry to have caused you so much trouble. – Сожалею, что причинил Вам столько беспокойства.
  • I regret to inform you that … — Вынужден сообщить Вам, что…
  • To my great regret I must inform you that… — К моему великому сожалению, я должен известить Вас, что…
  • I am sorry that I have no better news for you today. – Сожалею, что на сегодня у меня нет для Вас лучших новостей.
  • I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
  • I am most disturbed that you will not be able to… — Я обеспокоен, что Вы не сможете…
  • I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.

Заключительная часть

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию.

  • I am looking forward to hearing from you soon — Жду скорого ответа
  • I will look forward to hearing from you at your earliest convenience – Я буду надеяться, что вы ответите при первой же возможности
  • If you require more information, please let me — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите мне об этом.
  • I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…
  • A prompt reply would be appreciated. – Рассчитываю на срочный ответ.

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Формальный язык

  • Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).
  • Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Менее формальный язык

  • Kind regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).